Avainsana-arkisto: gtd

Mar 10 2011

Riittävän hyvä

Liian suuret saappaat?

Luin eilen ohimennen uusimmasta Meidän Perhe -lehdestä jutun perfektionistilapsista. Nykyaika jotenkin helpommin ruokkii myös lapsista täydellisyydentavoittelijoita, vaikka vanhemmat eivät vaatisikaan heiltä liikaa. Usein syynä onkin enemmän se mitä vanhemmat vaativat itseltään. Lapsen epäonnistumisenkokemukseen ei järkipuhe auta, koska kyse on tunteista. Olisikin tärkeää auttaa lasta pukemaan sanoiksi epäonnistumisen tunteensa ja kehua häntä muutenkin kuin vain siitä mitä hän osaa.

Niin lasten kuin aikuistenkin olisi hyvä oppia, mitä tarkoittaa “riittävän hyvä”. Läheskään kaikkea ei tarvitse tehdä täydellisesti eikä aina ole syytä pyrkiä huippuonnistumiseen kaikilla elämän alueilla. On paljon asioita, joiden tekeminen riittävän hyvin riittää paremmin kuin hyvin. Silloin emme kuluta itseämme loppuun perfektionismilla ja todellisia onnistumisiakin tulee enemmän, koska tärkeiden asioiden tekemiseen riittää paremmin voimavaroja. Olennaista on tietysti oppia erottamaan ne tärkeimmät asiat vähemmän tärkeistä, ja käyttää säästyneet resurssit niihin.

Kyllin hyvä -kirjasta löytyy testi, jonka avulla voit pohtia vaaditko mahdollisesti itseltäsi liikaa:

  1. Minulla on niin paljon suoritettavaa, että minulla ei ole lainkaan aikaa rentoutua.
  2. Tunnen olevani jatkuvan saavutus- ja suorituspaineen alaisena.
  3. Ihmissuhteeni kärsivät, koska vaadin itseltäni niin paljon.
  4. Terveyteni kärsii, koska painostan itseäni menestymään.
  5. Tingin usein mielihyvästä ja onnellisuudesta täyttääkseni vaatimukset, jotka itselleni asetan.
  6. Ponnistelen pitääkseni lähes kaiken täydellisessä järjestyksessä.
  7. Yritän aina parastani, riittävän hyvä ei kelpaa minulle.
  8. Minun on hoidettava kaikki velvollisuuteni.
  9. Minun on oltava paras lähes kaikessa, mitä teen. Toiseksi paras ei kelpaa.
  10. Olen hyvin kilpailuhenkinen.
  11. Minun on aina oltava ”numero yksi” suoritusteni osalta.

Suosittelen perfektionisteille sekä muille työn ja kuormien uuvuttamille myös Antti Kylliäisen kirjaa Armoa työhön. Vaikka markkinatalous ei tunne armoa, se voi aidosti parantaa työn laatua. Armoton kilpailu kääntyy helposti itseään vastaan, kun ylimitoitettujen vaatimusten aiheuttamat paineet ja epävarmuus ajavat työntekijät hermoromahduksen partaalle. Työyhteisössä armo antaa ihmisille mahdollisuuden oppia ja kehittää itseään. Paljon peräänkuulutettu luovuus ja innovatiivisuus kukoistavat kiireettömässä ja pakottomassa ympäristössä. Ja vaikka työelämässä onkin usein kiire, perusarmollinen ja ihmisen sellaisenaan hyväksyvä ilmapiiri lisää tehokkuutta ja uskallusta myös epäonnistua.

Muista, että vaikka et ole täydellinen, olet riittävän hyvä!

Hey man, slow down. Slow down.
Idiot, slow down. Slow down.
–Radiohead: The Tourist

Mar 3 2010

3T – Tärkeimmät Tehtävät Tänään

Haluatko varmistaa, että koet edes satunnaista hallinnantunnetta työssä, ajankäytössä ja elämässä yleensä? Usein varsinkin pääasiassa “korvien väliään” työkaluna käyttävillä ihmisillä on helposti jatkuva tunne siitä, että työtä ja kiirettä on paljon, mutta juuri mitään ei saa aikaiseksi. Tietotyössä päivän tehtävät eivät konkretisoidu ehkä samalla tavalla, kuin vaikkapa rakennustyömaalla. Lautakasasta seinäksi -projekti on silminnähtävä ja huomattava. Luokka-listasta debugatuksi koodiksi tai mindmapista valmiiksi tekstiksi -tyyppiset tehtävät eivät välttämättä aiheuta päivän päätteeksi yhtä konkreettista aikaansaamisen tunnetta. Paras tapa tietää, että jotain on tullut tehtyä ja saatua valmiiksi, on pitää jonkinlaista kirjaa suoritetuista tehtävistä, eli kirjoitat ylös mitä täytyy tehdä ja vedät sen yli tai merkitset rastin ruutuun, kun homma on hoidettu. Itse olen tullut lähes riippuvaiseksi listoista ja tehtäväluettelosta.

Muistan vuosia sitten, kun olin ensimmäisessä pastorin työpaikassani täysin vailla riittävää koulutusta, työkokemusta, työnohjausta ja logiikkaa tehtävistäni. Muutaman unohtuneen työhomman jälkeen vaimoni sanoi, että kirjoita kaikki ylös. Pidin ajatusta tyrmäävänä! Minäkö en muka suoriudu töistäni ilman paperille listaamista? Kalenteria toki käytin, mutta läheskään kaikkea muistettavaa en siihenkään kirjoittanut. Olosuhteiden pakosta jouduin tai älysin kuitenkin jossakin vaiheessa turvautua muistilistojen apuun. Täydellisen uudestisyntymisen koin, kun törmäsin David Allenin Getting Thing Done eli Kerralla valmista -kirjan ajatuksiin. Virallinen gtd-blogipostaukseni on vielä idealistalla aloittamista vaille valmiina, mutta saat aiheesta nopean läpileikkauksen vaikkapa wikipediasta.

Vaikka töitä ei gtd-ajattelussa lähtökohtaisesti priorisoida, olen ottanut viime päivinä käyttöön uuden innovaation: 3T eli Tärkeimmät Tehtävät Tänään. Tehtävillä tarkoitan tässä yhteydessä lähinnä muutamista toimenpiteistä koostuvia projekteja, en ihan yksittäisiä puhelinsoittoja tai toisaalta kokonaisia vastuualueita (ks. Elämää eri korkeuksilla). Idean sain jälleen zenhabitsista. Ajatus on yksinkertainen: aamulla, kun herään ennen muita ja vietän hiljaista hetkeä itsekseni kahvikupin äärellä, päätän mitkä ovat kolme tärkeintä tehtävää, jotka minun on pakko tehdä tänään. Miksi juuri kolme? No kolme T:tä kuulosti mielestäni hyvältä. Toki joka päivä täytyy ja tulee tehtyä suuri joukko muitakin asioita ja tehtäviä, mutta kolmen olennaisimman määrittely antaa tunteen, että olen tehnyt jotakin tärkeää juuri tänään. On myös hyvä, jos vähintään yksi niistä liittyy suoraan johonkin omaan henkilökohtaiseen tavoitteeseesi.

Loistava tapa lisätä tuottavuutta, on laittaa kolme tärkeintä kiveä ensimmäisenä päivän purkkiin eli suorittaa 3T:tä heti aamulla ennen sähköpostin avaamista tai facebookiin kirjautumista. Tällä tavoin olet todennäköisesti saanut jo lounasaikaan mennessä enemmän aikaiseksi, kuin moni muu koko päivänä, ja voit käyttää loppupäivän rauhassa muihin tehtäviin. Mitkä ovat sinun tärkeimmät tehtäväsi tänään?

Mar 1 2010

Elämää eri korkeuksilla – unelmasta ensimmäiseen askeleeseen

Milloin olet viimeksi pysähtynyt ja pohtinut omaa elämääsi tai johtajuuttasi? Usein kiireisessä elämän juoksussa unohtuu, miksi ylipäänsä olemme mitäkin tekemässä ja mikä on perimmältään tekemisemme, ja koko elämämme, päämäärä ja tarkoitus. Välillä on hyvä ottaa aikaa oman toimintansa tarkasteluun, jotta kaiken tekemisen merkityksellisyys ei pääse katoamaan.

Jaksan innostua kerta toisensa jälkeen David Allenin lentokone-esimerkistä, jossa työtä ja henkilökohtaista elämää tarkastellaan ikään kuin eri korkeuksilta:
Lue loppuun →

Lok 29 2010

Ajankäyttö – kiviä vai hiekkaa lasipurkissa?

Kuulin joskus vuosia sitten seuraavan mainion tarinan ajanhallinnasta:

Eräänä päivänä erästä iäkästä professoria pyydettiin pitämään luentoa tehokkaasta ajankäytöstä n. 15 hengen ryhmälle, joka koostui suurten Pohjois-Amerikkalaisten yritysten johtajista. Tämä luento oli vain yksi osa päivän tiivistä ohjelmaa, ja professorilla oli vain tunti käytettävänään. Seisoessaan tuon eliittiryhmän edessä, professori tarkasteli jokaista osanottajaa ja sanoi: ‘Teemme pienen testin’.
Hän otti pöydän alta hyvin suuren lasipurkin, jonka asetti eteensä pöydälle.

Sitten hän kaivoi esiin tusinan verran tennispallon kokoisia kiviä, jotka hän laittoi purkkiin yksitellen. Kun purkki oli täynnä, eikä sinne olisi voinut lisätä enää yhtään kiveä, professori katsoi kuulijoitaan ja kysyi: ‘Onko purkki nyt täynnä?’

Ryhmä vastasi melkein yhteen ääneen: ‘Kyllä!’ Odotettuaan muutaman sekunnin, professori kysyi: ‘Oletteko varmoja?’
Jonka sanottuaan hän kumartui uudestaan nostaakseen pöydän alta pienemmän purkin, joka oli täynnä soraa.

Hän kaatoi soran varovasti kivien päälle ravistellen hiukan suurta purkkia, jolloin sora valui kivien lomiin, aina purkin pohjalle asti.

Sitten professori kysyi jälleen: ‘Onko purkki nyt täynnä?’

Hänen älykkäät kuuntelijansa alkoivat jo ymmärtää leikin juonen. Yksi heistä vastasi: ‘Luultavastikaan ei.’

‘Hyvä’, sanoi professori kumartuen nostamaan pöydän alta pienen rasian täynnä hiekkaa. Hän kaatoi hiekan suureen purkkiin, jolloin hiekka valui suurempien kivien ja soran jättämiin rakosiin.

Taas kerran hän kysyi: ‘Onko purkki nyt täynnä?’ Tällä kertaa kuuntelijakunta vastasi epäröimättä: ‘Ei!’

‘Hienoa’, sanoi professori.

Ja kuten kaikki osasivat jo odottaa, professori otti kannullisen vettä, jolla hän täytti suuren purkin ääriään myöten.
Sitten hän katsoi kuulijaryhmää ja kysyi: ‘Mikä on totuus, jonka tämä testi meille opettaa?’

Kaikista rohkein kuulijoista vastasi: ‘Se osoittaa meille, miten silloinkin, kun kalenterimme on täpösen täynnä, voimme aina lisätä sinne vielä yhden tapaamisen tai kokouksen.’

‘Ei’, sanoi professori. ‘Se ei ole vastaus, jota etsin. Totuus, jonka opimme, on seuraava: jos emme laita ensin suuria kiviä purkkiin, emme saa niitä kaikkia sinne enää lainkaan.’

Salissa vallitsi täydellinen hiljaisuus kaikkien miettiessä asiaa. Ja professori jatkoi: ‘Mitkä ovat näitä suuria kiviä teidän elämässänne? Onko niitä terveys? Perhe? Ystävät? Unelmien toteuttaminen? Se, että saa tehdä sitä, mistä pitää? Opiskelu? Rentoutuminen? Vai jokin ihan muu?

Täytyy vain muistaa laittaa nämä isot kivet ensimmäisinä elämänsä purkkiin. Muuten saatamme epäonnistua kaikessa. Jos laitamme tärkeysjärjestyksessä ensimmäisiksi toisarvoiset pikkuasiat (soraa ja hiekkaa), täytämme elämämme pelkillä sivuseikoilla eikä meille jää enää aikaa todella tärkeille asioille.

Älkää siis unohtako kysyä itseltänne toisinaan, mitkä ovat teidän elämänne suuret kivet. Ja laittakaa ne sitten ensimmäisenä purkkiinne.’

Professori heilautti hymyillen kättään kuulijoilleen ja poistui salista.

Mitkä ovat sinun elämäsi tärkeitä asioita ja suuria kiviä? Millä asioilla sinä haluat täyttää elämäsi tai vaikkapa työpäiväsi? Kuinka paljon käytät aikaasi sähköpostiohjelmassa asumiseen tai facebookissa vitkutteluun? Kärsiikö työntekosi tai perheesi huonosta ajankäytöstäsi? Muista, että jos täytät päiväsi epäolennaisuuden hiekalla, eivät suuret asiat välttämättä enää mahdu purkkiisi ollenkaan.

Löysin alkuperäisen tarinan myös täältä ja suomennoksen mm. täältä.

Lok 24 2010

Tehokas muistiinpanojen hallinta

I can’t remember to forget you. -Leonard Shelby

Olen huomannut varsinkin ikävuosien karttuessa, että vaikka muistini on hyvä, se on älyttömän lyhyt. Minun on kirjoitettava kaikki hoidettavat hommat ja muistettavat asiat ylös ennenkö ne unohtuvat. Tämä on synnyttänyt vakavan riippuvuussuhteen muistiinpanovälineisiin, joina viimeiset vuodet ovat toimineet iPhone ja MacBook.

Olen myös oppinut, että muistettavat asiat on syytä pitää kaikki samassa paikassa, muuten “kahden kalenterin kirous” iskee juuri silloin, kun se saa eniten tuhoa aikaan. Olen päätynyt käyttämään Applen MobileMe palvelua pitämään kalenteritiedot, yhteystiedot ja sähköpostit synkronoituna kahden päätelaitteeni välillä. Kun siis tallennan tapaamisen kalenteriin kännykällä, se näkyy hetken kuluttua myös tietokoneen kalenterissa. Ja päinvastoin. Tämä järjestely on muutamaa poikkeustilannetta lukuun ottamatta toiminut täydellisesti. Pari kertaa on ilmeisesti käynyt niin, että samalla hetkellä, kun olen ollut tallentamassa jotakin kalenterimerkintää puhelimeen, MobileMe synkronointi onkin käynnistynyt ja hävittänyt merkinnän. Tai sitten olen vahingossa tallentamisen sijaan tökännyt “kumoa” painiketta. Joka tapauksessa synkronointi on toiminut yleisesti ottaen hämmästyttävän hyvin. Tehtävänhallinta-ominaisuus jostain syystä puuttuu edelleen iPhonen kalenterista, mutta sen virkaa hoitaa upea Omnifocus, jota käytän sekä puhelimessa että tietokoneella vastaamaan myös Getting Things Done -toteutuksestani, josta lisää myöhemmin.

Edellisten lisäksi tallennan erinäisiä muistiinpanoja ja ideoita useimmiten iPhonella. Alkuperäisessä iPhone 3G:ssä ei ollut mahdollisuutta synkronoida Muistiot-ohjelman tekstejä tietokoneen kanssa. Sittemmin uudemmat käyttöjärjestelmäversiot ovat tuoneet tullessaan myös tämän ominaisuuden. En kuitenkaan pidä siitä, että muistiot näkyvät vain sähköpostiohjelmassa. Olin myös ottanut jo käyttöön Evernote-sovelluksen, joka pitää erilaiset teksti-, ääni- ja kuvamuistiot nätisti järjestyksessä ja synkronoituna selaimen ja eri päätelaitteden välillä. En kuitenkaan koskaan päässyt täysin sinuiksi Evernotenkaan kanssa. Se oli ehkä hieman liian massiivinen käyttötarpeeseeni nähden, koska pääasiassa tallensin siihen vain lyhyitä tekstinpätkiä.

Muutama viikko sitten löysin uuden minimalisti-esikuvani Leo Babautan blogista Notational Velocityn. Se on äärimmäisen pelkistetty muistio-ohjelma, joka tallentaa tietokantaan tai yksinkertaisiin tekstitiedostoihin kaiken sitä mukaa kuin kirjoitan. Ohjelmasta on riisuttu kaikki turha eye candy ja se auttaa keskittymään olennaiseen eli kirjoittamiseen. Siinä on myös erittäin tehokas hakutoiminto, joka listaa sopivat muistiinpanot sitä mukaa, kun hakukenttään jotain naputtelee.

NV:n synkronointi iPhoneen ja selaimeen onnistuu mainiosti Simplenotella. Se on yksinkertainen iPhone app ja web-käyttöliittymä kaikkien muistioideni hallintaan. Simplenotessa onnistuu myös muistiinpanojen taggaus ja versionhallinta, mutta niitä en ole toistaiseksi käyttänyt ollenkaan. Notational Velocityn voi myös synkata Dropboxin kautta, ellei halua käyttää Simplenotea.

Miten sinulla pysyy muistettavat asiat tallessa? Kommentoi ja kerro omista kokemuksistasi muistamisen maailmassa.

sähköpaimen suosittelee