Avainsana-arkisto: kerralla valmista

Mar 3 2010

3T – Tärkeimmät Tehtävät Tänään

Haluatko varmistaa, että koet edes satunnaista hallinnantunnetta työssä, ajankäytössä ja elämässä yleensä? Usein varsinkin pääasiassa “korvien väliään” työkaluna käyttävillä ihmisillä on helposti jatkuva tunne siitä, että työtä ja kiirettä on paljon, mutta juuri mitään ei saa aikaiseksi. Tietotyössä päivän tehtävät eivät konkretisoidu ehkä samalla tavalla, kuin vaikkapa rakennustyömaalla. Lautakasasta seinäksi -projekti on silminnähtävä ja huomattava. Luokka-listasta debugatuksi koodiksi tai mindmapista valmiiksi tekstiksi -tyyppiset tehtävät eivät välttämättä aiheuta päivän päätteeksi yhtä konkreettista aikaansaamisen tunnetta. Paras tapa tietää, että jotain on tullut tehtyä ja saatua valmiiksi, on pitää jonkinlaista kirjaa suoritetuista tehtävistä, eli kirjoitat ylös mitä täytyy tehdä ja vedät sen yli tai merkitset rastin ruutuun, kun homma on hoidettu. Itse olen tullut lähes riippuvaiseksi listoista ja tehtäväluettelosta.

Muistan vuosia sitten, kun olin ensimmäisessä pastorin työpaikassani täysin vailla riittävää koulutusta, työkokemusta, työnohjausta ja logiikkaa tehtävistäni. Muutaman unohtuneen työhomman jälkeen vaimoni sanoi, että kirjoita kaikki ylös. Pidin ajatusta tyrmäävänä! Minäkö en muka suoriudu töistäni ilman paperille listaamista? Kalenteria toki käytin, mutta läheskään kaikkea muistettavaa en siihenkään kirjoittanut. Olosuhteiden pakosta jouduin tai älysin kuitenkin jossakin vaiheessa turvautua muistilistojen apuun. Täydellisen uudestisyntymisen koin, kun törmäsin David Allenin Getting Thing Done eli Kerralla valmista -kirjan ajatuksiin. Virallinen gtd-blogipostaukseni on vielä idealistalla aloittamista vaille valmiina, mutta saat aiheesta nopean läpileikkauksen vaikkapa wikipediasta.

Vaikka töitä ei gtd-ajattelussa lähtökohtaisesti priorisoida, olen ottanut viime päivinä käyttöön uuden innovaation: 3T eli Tärkeimmät Tehtävät Tänään. Tehtävillä tarkoitan tässä yhteydessä lähinnä muutamista toimenpiteistä koostuvia projekteja, en ihan yksittäisiä puhelinsoittoja tai toisaalta kokonaisia vastuualueita (ks. Elämää eri korkeuksilla). Idean sain jälleen zenhabitsista. Ajatus on yksinkertainen: aamulla, kun herään ennen muita ja vietän hiljaista hetkeä itsekseni kahvikupin äärellä, päätän mitkä ovat kolme tärkeintä tehtävää, jotka minun on pakko tehdä tänään. Miksi juuri kolme? No kolme T:tä kuulosti mielestäni hyvältä. Toki joka päivä täytyy ja tulee tehtyä suuri joukko muitakin asioita ja tehtäviä, mutta kolmen olennaisimman määrittely antaa tunteen, että olen tehnyt jotakin tärkeää juuri tänään. On myös hyvä, jos vähintään yksi niistä liittyy suoraan johonkin omaan henkilökohtaiseen tavoitteeseesi.

Loistava tapa lisätä tuottavuutta, on laittaa kolme tärkeintä kiveä ensimmäisenä päivän purkkiin eli suorittaa 3T:tä heti aamulla ennen sähköpostin avaamista tai facebookiin kirjautumista. Tällä tavoin olet todennäköisesti saanut jo lounasaikaan mennessä enemmän aikaiseksi, kuin moni muu koko päivänä, ja voit käyttää loppupäivän rauhassa muihin tehtäviin. Mitkä ovat sinun tärkeimmät tehtäväsi tänään?

Mar 1 2010

Elämää eri korkeuksilla – unelmasta ensimmäiseen askeleeseen

Milloin olet viimeksi pysähtynyt ja pohtinut omaa elämääsi tai johtajuuttasi? Usein kiireisessä elämän juoksussa unohtuu, miksi ylipäänsä olemme mitäkin tekemässä ja mikä on perimmältään tekemisemme, ja koko elämämme, päämäärä ja tarkoitus. Välillä on hyvä ottaa aikaa oman toimintansa tarkasteluun, jotta kaiken tekemisen merkityksellisyys ei pääse katoamaan.

Jaksan innostua kerta toisensa jälkeen David Allenin lentokone-esimerkistä, jossa työtä ja henkilökohtaista elämää tarkastellaan ikään kuin eri korkeuksilta:
Lue loppuun →

Lok 24 2010

Tehokas muistiinpanojen hallinta

I can’t remember to forget you. -Leonard Shelby

Olen huomannut varsinkin ikävuosien karttuessa, että vaikka muistini on hyvä, se on älyttömän lyhyt. Minun on kirjoitettava kaikki hoidettavat hommat ja muistettavat asiat ylös ennenkö ne unohtuvat. Tämä on synnyttänyt vakavan riippuvuussuhteen muistiinpanovälineisiin, joina viimeiset vuodet ovat toimineet iPhone ja MacBook.

Olen myös oppinut, että muistettavat asiat on syytä pitää kaikki samassa paikassa, muuten “kahden kalenterin kirous” iskee juuri silloin, kun se saa eniten tuhoa aikaan. Olen päätynyt käyttämään Applen MobileMe palvelua pitämään kalenteritiedot, yhteystiedot ja sähköpostit synkronoituna kahden päätelaitteeni välillä. Kun siis tallennan tapaamisen kalenteriin kännykällä, se näkyy hetken kuluttua myös tietokoneen kalenterissa. Ja päinvastoin. Tämä järjestely on muutamaa poikkeustilannetta lukuun ottamatta toiminut täydellisesti. Pari kertaa on ilmeisesti käynyt niin, että samalla hetkellä, kun olen ollut tallentamassa jotakin kalenterimerkintää puhelimeen, MobileMe synkronointi onkin käynnistynyt ja hävittänyt merkinnän. Tai sitten olen vahingossa tallentamisen sijaan tökännyt “kumoa” painiketta. Joka tapauksessa synkronointi on toiminut yleisesti ottaen hämmästyttävän hyvin. Tehtävänhallinta-ominaisuus jostain syystä puuttuu edelleen iPhonen kalenterista, mutta sen virkaa hoitaa upea Omnifocus, jota käytän sekä puhelimessa että tietokoneella vastaamaan myös Getting Things Done -toteutuksestani, josta lisää myöhemmin.

Edellisten lisäksi tallennan erinäisiä muistiinpanoja ja ideoita useimmiten iPhonella. Alkuperäisessä iPhone 3G:ssä ei ollut mahdollisuutta synkronoida Muistiot-ohjelman tekstejä tietokoneen kanssa. Sittemmin uudemmat käyttöjärjestelmäversiot ovat tuoneet tullessaan myös tämän ominaisuuden. En kuitenkaan pidä siitä, että muistiot näkyvät vain sähköpostiohjelmassa. Olin myös ottanut jo käyttöön Evernote-sovelluksen, joka pitää erilaiset teksti-, ääni- ja kuvamuistiot nätisti järjestyksessä ja synkronoituna selaimen ja eri päätelaitteden välillä. En kuitenkaan koskaan päässyt täysin sinuiksi Evernotenkaan kanssa. Se oli ehkä hieman liian massiivinen käyttötarpeeseeni nähden, koska pääasiassa tallensin siihen vain lyhyitä tekstinpätkiä.

Muutama viikko sitten löysin uuden minimalisti-esikuvani Leo Babautan blogista Notational Velocityn. Se on äärimmäisen pelkistetty muistio-ohjelma, joka tallentaa tietokantaan tai yksinkertaisiin tekstitiedostoihin kaiken sitä mukaa kuin kirjoitan. Ohjelmasta on riisuttu kaikki turha eye candy ja se auttaa keskittymään olennaiseen eli kirjoittamiseen. Siinä on myös erittäin tehokas hakutoiminto, joka listaa sopivat muistiinpanot sitä mukaa, kun hakukenttään jotain naputtelee.

NV:n synkronointi iPhoneen ja selaimeen onnistuu mainiosti Simplenotella. Se on yksinkertainen iPhone app ja web-käyttöliittymä kaikkien muistioideni hallintaan. Simplenotessa onnistuu myös muistiinpanojen taggaus ja versionhallinta, mutta niitä en ole toistaiseksi käyttänyt ollenkaan. Notational Velocityn voi myös synkata Dropboxin kautta, ellei halua käyttää Simplenotea.

Miten sinulla pysyy muistettavat asiat tallessa? Kommentoi ja kerro omista kokemuksistasi muistamisen maailmassa.

sähköpaimen suosittelee

Jou 14 2008

The Ultimate OmniFocus Sync Script

Kolmen laitteen, noin kymmenen ohjelman ja mobileme-palvelun pitäminen synkronissa keskenään alkoi vaatia aika monta hiiren klikkausta. Toki Applen omat vehkeet ja OmniFocuskin synkkaavat automaattisesti mobileme:n kanssa, mutta Nokian mukana pitäminen vaatii erillistä synkronointia. N95 päivittää kalenterimerkinnät ja tehtävät iCalista sekä yhteystiedot Osoitekirjasta iSync-ohjelman kautta, mutta synkronointi täytyy aina manuaalisesti käynnistää. Lisäksi OmniFocus täytyy synkata kalenterin kanssa ennen sitä, koska jostain syystä OmniFocus-kehittäjät ovat nähneet hyväksi jättää automaattisen iCal-synkronoinnin softastaan pois.

Kätevä tapa tehdä tämä kaikki, on valmiiksi kirjoitettu skripti, joka käynnistetään Quicksilverin näppäinoikotiellä. (Tästä lisää myöhemmin). Tässä skripti, jota käytän koko laitteiston synkronointiin:

tell application "iSync"
   synchronize
   repeat while (syncing is true)
      delay 5
   end repeat
end tell

tell application "OmniFocus"
   ical_synchronize first document
   delay 5
   synchronize first document
   delay 5
   ical_synchronize first document
end tell

tell application "iSync"
   synchronize
   repeat while (syncing is true)
      delay 5
   end repeat
end tell

tell application "iSync"
   quit
end tell

Mitä skripti tekee?
Ensimmäisenä synkronoidaan N95 iCalin kanssa, jotta saadaan työkännykällä muistiin laitetut tehtävät talteen. Tämän jälkeen synkronoidaan iCal OmniFocuksen, OF mobileme:n ja lopuksi OF uudelleen iCalin kanssa.
Viimeisenä vielä päivitetään kaikki tiedot takaisin N95:een.

Hieman monimutkaista, mutta kuitenkin toimivaa!

Jou 9 2008

Kerralla valmista -toteutus

Oma “Kerralla valmista” -kokoonpanoni on kovasti hightechiä, vaikka sama toiminnallisuus tietysti onnistuisi ruutupaperilla, lyijykynällä ja arkistokaapillakin. Viimeksi mainitun tosin saankin uuteen toimistoon arkistointia varten, mutta käytännön Getting Thing Done -toiminta hoituu sähköisesti.

Hardwarena on käytössä MacBook Pro, iPhone ja Nokia N95. Softana Macin oma iCal-kalenteri, Mail-sähköposti ja Osoitekirja sekä vastaavat iPhonessa. Kalenterimerkinnät, tehtävät ja yhteystiedot synkronoin myös työsuhdepuhelimeeni Nokia N95:een.

Varsinaisena gtd-softana on käytössä loistava OmniFocus Macille ja iPhonelle.